Mémo Technique

Idée Juillet 2004

, la news letter de Mémo Technique est parue.
Si vous ne la recevez pas encore, n'hésitez pas à nous envoyer un mail à id@memotechnique.com.

Bonne lecture

RSS et relations presse

Excellent article dans PRWEEK sur l'utilisation des fluxs RSS comme outil de communication pour les entreprises et en particulier comme mode de publication d'informations à destination des médias et des journalistes.

French hours (qui pourra encore prétendre que la France n'est pas performante ?)

L'article du mois de Seth Godin dans Fast Company porte sur les "French Hours". Ce nouveau et brillant (?) concept porte sur la capacité d'une équipe à réaliser un projet donné en un temps record. Pour lire l'article il faut soit acheter le dernier numéro de Fast Company, soit attendre quelques jours que l'article soit mis en consultation libre sur le site du magazine ... soit consulter tous les commentaires qui fleurissent ici ou là sur le sujet.

Moralité, je ne sais toujours pas pourquoi ces heures sont françaises, mais il est désormais clair que tout est instantanément disponible sur Internet ... même si la source est protégée.

Bonne lecture
JCL

EMC On N°7 juillet 2004

Rédigée par Mémo Technique depuis 1999, la nouvelle édition de On, la news letter de EMC France est disponible.

Bravo à Isabelle Meiss d'EMC et Léa Dijoux de Mémo Technique !

Flux RSS : The Next Big Thing On Line

L'agence américaine Media Think vient de publier un livre blanc très clair et très bien documenté sur les flux RSS et leurs utilisation.

D'après les auteurs, "RSS est la meilleure méthode disponible à ce jour pour recevoir des informations en provenance de sources sélectionnées."

RSS est aussi présenté comme une technologie parfaitement adaptée à la diffusion de contenu dans le cadre de la communication d'entreprise. Les difficultés rencontrées par l'e-mail (spam, virus ...) affaiblissent la performance de ce média. L'utilisation exagérée de l'e-mail comme outil de diffusion one to many oblige les internautes à se tourner vers des outils leur rendant leur indépendance et les protégeant des abus.

Les lecteurs de flux RSS (agrégateurs ou compliateurs) permettent de récupérer automatiquement à intervalles programmés les nouvelles informations publiées sur les sites ou Weblogs préférés. Il est ainsi possible de recevoir les nouveaux articles de certains journaux (Libération, Le Nouvel Observateur, Le Monde Diplomatique, New York Times ...), les nouvelles et communiqués de presse de certaines sociétés (Cisco, Groove ...) et les articles publiés sur les meilleurs Weblogs (Mémo Technique ;-).

Pas de doute : RSS = The Next Big Thing On Line !

Télétravail

Annoncé dès les années 50 dans une étude de Bell comme le mode de travail des années 90, le télétravail n’aurait donc qu’une vingtaine d’années de retard. Qu’importe, les rédacteurs de Mémo Technique n’ont pas hésité à franchir le pas à la fin du XX° siècle.

Le télétravail se développe rapidement, grâce notamment à la démocratisation des technologies (PC, Internet, haut débit) et à l’évolution des pratiques professionnelles. Une étude commandée par l'Union européenne (Eurobarometer) évalue le nombre de télétravailleurs en Europe à 10 millions en l'an 2000 (contre 9 millions en 1999, soit une croissance de plus de 11% d'une année sur l'autre).

Si les salariés pratiquant le télétravail vivent en majorité dans les pays du nord de l’Europe, l’importance du développement de ce mode de travail est fortement lié au niveau de connexion à Internet de chaque pays.
La France se situe exactement dans la moyenne européenne (5,6% des salariés). Le Danemark occupe la première position (17,4%) et le Portugal la dernière (2,4%).

Bref historique :
Le concept de télétravail apparaît pour la première fois en 1950 aux Etats-Unis dans un ouvrage de Norbert Wiener consacré à la cybernétique. Mais il faut attendre 1973 pour que naisse le terme ‘telecommuters’ (professionnels bénéficiant du mariage de l’informatique et des télécoms pour travailler à domicile).
L’ancêtre d’Internet (réseau ARPANET), créé en 1969, prendra son essor public à partir de 1983 (plus de 380 millions d’internautes surfent régulièrement sur le Web en 2001, plus de 700 millions fin 2003…).
En 1972, Alvin Toffer, célèbre futurologue, annonce dans son livre « Le choc du futur » l’éventualité d’une migration du bureau vers le domicile et du retour d’une industrie familiale…
Quelques années plus tard, Intel invente le processeur (4 bits), le premier micro-ordinateur personnel sort des ateliers d’Apple Computer et Windows prend son envol.

Au début des années 80, on assiste à un véritable décollage du secteur tertiaire. En 1981 par exemple, le milieu bancaire est en pleine transformation : dématérialisation des titres et de la monnaie, et croissance rapide des transactions électroniques. Certains analystes parlent d’une période « post-industrielle », d’autres de « tertiarisation ». Ce décollage, associé à la démocratisation des moyens informatiques et au perfectionnement des télécommunications, stimule le développement du télétravail.

A partir des années 80, les initiatives, tant gouvernementales que privées, se multiplient :

- PBS (Entreprise de traitement de texte à façon, créée par Pierre Bertaud en 1979 et prenant en charge tout type de travaux de dactylographie)
- rapport Breton (étude sur la faisabilité et les conditions de développement du télétravail mandatée par le 1er ministre en 1993)
- appels à projets de la DATAR (entre 1990 et 1993, la Délégation à l'Aménagement du Territoire et à l'action Régionale lance trois appels à projets visant à protéger ou reconstituer le tissu social des zones « fragiles » et à décongestionner les métropoles)
- Loi Madelin de 1994 (visant à favoriser le télétravail indépendant et reconnaissant trois types de télétravailleurs : le salarié de droit commun, le travailleur à domicile, et le travailleur indépendant)
- Jeux Olympiques d’Atlanta de 96 (pour tenter de réduire le trafic urbain pendant les JO, la municipalité d’Atlanta a lancé la plus vaste opération de télétravail jamais imaginée : avec l’accord et le soutien de leurs employeurs, 100 000 habitants de la ville ont bénéficié de l’installation de lignes téléphoniques professionnelles pour travailler à domicile)
- Charte européenne du télétravail (1997)…

On évalue aujourd’hui à environ 200 000 le nombre de télétravailleurs en France. Selon IDC, ils seront plus de 20 millions en Europe de l’Ouest en 2005. Outre l’évolution du monde professionnel et les innovations contribuant au développement de l’informatique mobile (miniaturisation, wi-fi, VPN), de nombreux facteurs sont à l’origine de ce retour à la maison : facteurs environnementaux (embouteillages, pollution), économiques (productivité, réduction des coûts : l’International Telework Association and Council rapporte que tous les jours, 50% à 70% des espaces de travail restent inoccupés durant les heures ouvrables, alors que leur coût s’élève à environ 10 000 dollars par an chacun), sociologiques (retour à la nature)…

C’est ainsi que, signe des temps, la Commune d’Essay dans l’Orne (située entre les Parcs naturels du Perche et de Normandie), a créé en 2003 le village des télétravailleurs afin de « regrouper des compétences complémentaires dans un même lieu pour favoriser l’entraide et l’effet réseau des e-travailleurs ».

Le télétravail chez Mémo Technique
Les rédacteurs de Mémo Technique travaillent chez eux, c’est à dire dans Paris intra muros, la proche banlieue ou une campagne plus lointaine… Mais ils travaillent également chez leurs clients, chez les clients de leurs clients, dans des restaurants, sur des places publiques … comme la plupart des nomades urbains modernes...

Cette organisation décentralisée ou distribuée repose sur quelques outils informatiques, des conversations téléphoniques régulières, une répartition du travail par projets, quelques tableaux de bord et un partage systématique des connaissances. Mais notre métier exige avant tout du calme, un luxe de plus en plus rare dans les environnements de travail traditionnels.

Le cœur informatique de Mémo Technique est un outil collaboratif de gestion des connaissances : Groove . Il permet à la fois de stocker et de partager l’ensemble des projets de l’agence (généralement des fichiers Word, Power Point ou Acrobat), et offre des outils de communication (chat, messagerie instantanée, audio et vidéoconférence), de collaboration (révision collaborative), de gestion de projets, de calendrier, etc.

Ce choix d’un mode de travail non conventionnel pousse Mémo Technique à adopter de nouveaux moyens pour communiquer avec ses clients. Ainsi, récemment, la société a transformé son site Web classique en weblog afin de faciliter la publication de nouvelles informations et le dialogue avec les visiteurs du site : clients, partenaires et nouveaux venus (www.memotechnique.com). Un weblog ou Blog (« joueb » en français) est une sorte de carnet de route accessible via Internet. Sous le principe de la publication de messages réguliers, il présente tous types d’information considérée comme digne d’intérêt. Du journal intime au site personnel d’un journaliste, les weblogs forment un outil de communication simple, bon marché et réactif ….

Biorythme naturel et maîtrise du temps
La qualité de vie est l’une des priorités de Mémo Technique, tant sur le plan professionnel que personnel. Dans cette optique, le télétravail offre de nombreux avantages.
Lorsqu’ils sont interrogés à ce propos, les rédacteurs de Mémo Technique mettent spontanément en relief un gain de temps très appréciable : « Nous économisons environ 2 heures par jour, car nous n’avons pas à nous déplacer pour nous rendre sur notre lieu de travail. Ceci nous permet de gérer notre temps à notre guise, en fonction bien sûr des projets à réaliser. » Certains rédacteurs aiment à se lever tôt pour se ménager des plages personnelles plus tard dans la journée, d’autres se sentent plus productifs dans l’après-midi, voire dans la soirée… L’absence de contraintes permet d’être plus en phase avec le biorythme de chacun, certains rédacteurs n’hésitant pas à qualifier d’anti-naturel le rythme traditionnel 9h00-18h00. Et cette liberté n’a pas d’impact sur la disponibilité des rédacteurs, qui savent se montrer réactifs et sont joignables en permanence.

« L’absence de lien social » est souvent mise en avant comme l’un des désavantages du télétravail. Pourtant les rédacteurs de Mémo Technique considèrent au contraire que ce mode de travail permet de protéger les relations entre collègues. Ne vivant pas ensemble dix heures par jour, ils apprécient l’absence de conflits liés à la vie quotidienne (« Qui m’a encore piqué mon crayon ?!! ») ou aux contingences. En revanche, l’équipe de Mémo Technique se réunit régulièrement et communique quasi quotidiennement par téléphone. « Grâce à cet aspect non systématique de la communication, nous échangeons réellement… et savons aller à l’essentiel. »

Enfin, si les rédacteurs devaient – sous la torture – admettre que le télétravail présente également quelques désavantages, ils concèderaient que le plus difficile n’est pas toujours de commencer à travailler, mais d’arrêter… En effet, pressés par les délais ou désireux de clore un dossier, ils leur arrive de rallumer leur PC le soir, voire le week-end… (cf. article Weblog d'entreprise : un nouvel outil de communication.)

Penser et écrire

« La meilleure façon de penser est d'écrire »
Pascal Quignard, extrait de Vie secrète

L'écrit au service de la conduite du changement

Contribuez à la réussite des projets informatiques de vos clients en les aidant à communiquer.

Selon une étude du Giga Group d’octobre 2003, la communication est perçue par 73% des DSI comme une activité clé de la gestion de leurs projets informatiques.

Durant toutes les phases du projet, depuis sa construction, jusqu’à sa finalisation en passant par la décision d’investissement, les DSI doivent le « vendre » à leur Direction Générale, à leur Direction Financière et aux Directions Opérationnelles utilisatrices.

En effet, après une période de promesses technologiques trop souvent non tenues, les DSI doivent plus que jamais convaincre et prouver la valeur de leurs projets. Ainsi, d’après le cabinet de conseil Change Management spécialisé dans la conduite et l’accompagnement du changement, « une communication ciblée et continue est l’un des cinq plus importants facteurs de réussite des projets informatiques ».
Malheureusement, cet « effort de promotion» ne fait généralement pas partie de la culture des DSI, lesquels ne maîtrisent pas forcément les outils de communication dont ils ont pourtant un besoin crucial.

Certains très grands groupes ont compris ce problème et disposent désormais d’équipes internes dédiées (Renault, Air France). Cependant l’écrasante majorité des entreprises néglige, par manque de moyens, de ressources et de temps, la vente et le soutien de leurs projets en interne.

C’est pourquoi ces entreprises attendent de plus en plus de leurs fournisseurs (éditeurs de logiciels, constructeurs ou sociétés de service) qu’ils se comportent réellement comme des partenaires et les accompagnent tout au long du projet pour en assurer le succès. Face à cette demande, les fournisseurs doivent non seulement les aider à installer et à paramétrer la solution choisie, mais aussi et surtout à communiquer pour en assurer le succès. Cette collaboration aura pour conséquence de favoriser non seulement la réussite du projet mais aussi de faciliter le développement de nouveaux projets avec le même fournisseur.

Cette contribution peut prendre différentes formes en fonction des besoins du client. Le plus souvent, le fournisseur apporte un soutien financier permettant à son client d’utiliser les services d’une agence spécialisée, telle que Mémo Technique, capable de comprendre les tenants et les aboutissants métiers, technologiques et commerciaux du projet afin de rédiger tous les documents nécessaires à la promotion du projet (Weblog, rapports, synthèses, Intranet, journal interne, interview de responsables du projet, d’utilisateurs pilotes …).

« Savoir faire et le faire savoir … sans un effort de communication, la DSI assume parfois difficilement son rôle auprès des directions générales opérationnelles ou fonctionnelles » 01DSI – déc. 2003

Pour en savoir plus : à lire un excellent article de CIO : "THE SECRET WEAPON: INTERNAL MARKETING It's the best kept secret for success: Marketing IT's achievements will boost its credibility, create transparency and might even help win instant approval for your next $2 million project. "

Livres blancs : démontrer son expertise

Pour« évangéliser » ou délivrer un message sophistiqué, une entreprise doit savoir prendre le temps de coucher ses idées sur le papier. La pression du « temps réel » et les objectifs à court terme la poussent souvent dans le piège d’une trop grande simplification. Mais le message en subit les conséquences : tronqué, il ne répond plus qu’à une partie de l’objectif initialement poursuivi.

Dans le domaine technologique, le livre blanc est un excellent moyen pour cerner de manière exhaustive l’ensemble des aspects d’un sujet : contexte, historique, bénéfices, modes d’utilisation spécifiques, enjeux, prospectives, etc.

La rédaction d’un livre blanc est un processus long et complexe qu’il convient de confier à des professionnels. Ce processus repose sur une méthodologie précise visant à créer un livre, plutôt qu’une plaquette ou un jeu de photocopies agrafées… En effet, notre société est caractérisée par un amour certain de l’objet livre. Respecté, celui-ci est rarement (ou difficilement) jeté à la poubelle.
Cette considération peut d’ailleurs s’étendre à l’auteur lui-même : quelqu’un qui a pris la peine de publier un ouvrage est forcément un expert. D’ailleurs, au-delà de l’entreprise, l’auteur du livre doit être clairement identifié, afin d'incarner l'expertise démontrée dans l'ouvrage.

En s’appuyant sur des recettes éprouvées (une introduction et une synthèse bien ficelées, le pour et le contre, un style direct et non dilué, …), le livre blanc fédère les lecteurs autour des idées qu’il développe. Grâce à sa publication et à sa diffusion ciblées, l'entreprise peut s’approprier un territoire.

Mémo Technique a réalisé de nombreux livres blancs pour le compte de plusieur de ses clients : Qualiope (qualité de service), Distrilogie (guide du stockage), EMC (infrastructure de stockage pour les banques), IndustrySuppliers (les places de marché électroniques)…

Weblog d’entreprise : un nouvel outil de communication

De plus en plus d’entreprise publient un ou plusieurs Weblogs et les utilisent comme outils de communication à destination de différents cibles : clients, partenaires, presse, collaborateurs …

Qu’est-ce qu’un Weblog ?
Un Weblog est un site Internet, comme celui que vous lisez actuellement. Le contenu du site est organisé sous formes d’articles classés par ordre chronologique et/ou selon différentes catégories ou thèmes. Les Weblogs présentent trois avantages majeurs par rapport aux sites Web traditionnels :

1 la publication d’un article est instantanée et à la portée de tout le monde. Plus besoin de passer par le département informatique, un hébergeur ou des systèmes complexes (serveurs et logiciels clients FTP, éditeurs HTML …).

2 les lecteurs peuvent commenter les informations. Un Weblog génère des échanges entre les auteurs et les lecteurs, créant ainsi des contacts directs.

3 Plutôt que de consulter un à un ses Weblogs préférés pour se tenir informé, un logiciel de lecture de news RSS permet de recevoir automatiquement les nouveaux articles. (cf. copie d’écran).

A quoi peut servir un Weblog d’entreprise ?

A publier instantanément l’information
L’auteur peut désormais publier directement et immédiatement l’information. En évitant les intermédiaires techniques, l’entreprise gagne un temps précieux et informe ses interlocuteurs aussi vite que possible.

A créer un lien direct et rapide avec différentes cibles.
A la différence d’un site Web traditionnel, le Weblog est vraiment interactif dans le sens où il permet de converser avec les lecteurs. Le Weblog génère ainsi des contacts personnalisés entre le ou les auteurs et les clients / prospects / journalistes / partenaires …

A diffuser automatiquement les informations sans passer par l’e-mail
Grâce au système RSS, le Weblog peut être consulté automatiquement par les différentes cibles. De nombreux journalistes utilisent d’ores et déjà un logiciel d’agrégation RSS pour collecter automatiquement les nouvelles informations publiées par les entreprises qu’ils suivent régulièrement. En évitant l’engorgement de la messagerie électronique, les Weblogs libèrent le lecteur et lui évite les désagrément du spam.

Quels sont les risques des Weblogs d’entreprise ?

La diffusion d’information incontrôlée
En accélérant la diffusion de l’information, le Weblo réduit les étapes de validation et crée donc un risque de publication incontrôlée. Il est donc important de confier la publication aux porte-parole de l’entreprise, les collaborateurs déjà habilités à parler aux différentes cibles.

L’apathie
Pour le lecteur, l’intérêt d’un Weblog réside dans son contenu. La langue de bois, les communiqués de presse sans message, le style impersonnel sont autant de défauts à bannir. La périodicité des publications est aussi importante. Un Weblog mis à jour une fois par mois a peu de chance de trouver un public.

La tenue d’un Weblog représente un vrai travail à la fois de collecte d’information et d’écriture. Il est donc essentiel de bien choisir la ou les personnes qui en sont responsables, et ne pas hésiter à leur adjoindre les services d’un rédacteur (nègre). Celui-ci pourra affiner le style, écrire les articles pour en faciliter la lecture à l’écran et compléter les informations issues de l’entreprise en les replaçant dans un contexte plus large et donc plus parlant pour le lecteur.

Quelques exemples de Weblogs d’entreprise
Groove Networks : http://www.groove.net/blog/
Macro Media : http://www.markme.com/mesh/
Red Hat : http://blogs.redhat.com/